Blog de Digetik

Choisir son outil numérique : 7 étapes pour faire décoller ta performance

Choisi son outil numérique

Introduction

Dans un environnement professionnel où chaque minute compte, choisir son outil numérique pour qu’il soit adapté à ses besoins fait toute la différence. Il ne s’agit pas seulement d’acquérir un logiciel, mais d’investir dans une solution qui accélère ta productivité, simplifie les processus, et stimule la croissance de ton entreprise. Aujourd’hui, nous te proposons un guide complet en 7 étapes pour comprendre comment choisir ton outil numérique et le transformer en levier de performance.

Oser l'efficacité - Episode 9
Si tu veux écouter l'épisode du podcast, c'est par ici !

1. Identifie clairement ton besoin actuel

Avant de te précipiter sur le dernier outil tendance, commence par faire un état des lieux de tes besoins réels. Les outils numériques qui apportent de la valeur sont ceux qui répondent de manière précise aux problématiques que tu rencontres aujourd’hui.

  • Cartographie des processus : Liste les étapes clés de tes processus de travail, en t’attardant sur les tâches répétitives, les blocages, et les délais fréquents.
  • Analyse des points de friction : Essaie de repérer les zones où le travail se bloque régulièrement. Les tâches redondantes, les erreurs humaines fréquentes, et les informations mal partagées sont souvent des signes qu’un bon outil numérique pourrait alléger ces contraintes.
  • Interroge les équipes : Les collaborateurs qui réalisent le travail quotidien sont les mieux placés pour pointer les véritables « douleurs » et contraintes. Leurs retours te donneront une vision plus complète des besoins.

En identifiant clairement tes besoins, tu poseras une base solide pour la sélection d’un outil qui, plutôt que de créer de nouveaux problèmes, simplifiera véritablement tes opérations.

2. Définis des objectifs précis

Pour t’assurer de tirer le meilleur parti de ton futur outil numérique, fixe des objectifs clairs dès le départ. Ces objectifs te serviront de référence pour évaluer l’efficacité de l’outil après son implémentation et pour ajuster son usage si besoin.

  • Objectifs SMART : Utilise la méthode SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel) pour fixer tes objectifs. Par exemple, au lieu de « Gagner du temps », fixe-toi « Réduire de 25 % le temps de préparation des commandes d’ici 6 mois ».
  • Priorisation des gains attendus : Les objectifs peuvent être variés : gain de temps, meilleure collaboration, réduction des coûts, ou encore amélioration de la qualité. Classe-les par ordre de priorité pour te concentrer sur les éléments critiques.
Choisir son outil numérique, c'est avant tout connaître ses priorités.
Choisir son outil numérique, c'est avant tout connaître ses priorités.

3. Evalue les options disponibles sur le marché

Une fois que tu connais tes besoins et tes objectifs, c’est le moment de faire une veille sur les outils numériques disponibles. Prends le temps de comparer les fonctionnalités, mais aussi les contraintes spécifiques de chaque solution.

  • Outils best-of-breed vs solutions intégrées : Un outil spécialisé (best-of-breed) est souvent plus performant sur une tâche précise mais peut être difficile à intégrer avec d’autres logiciels. Les solutions intégrées, comme les ERP, couvrent un ensemble plus large de besoins mais peuvent être plus coûteuses et lourdes à déployer. Choisis en fonction de la complexité de ton environnement.
  • Démonstrations et essais gratuits : Profite des démos et versions d’essai. Il est souvent impossible d’appréhender la vraie valeur d’un outil sans l’avoir testé. Si possible, implique les utilisateurs finaux dans ces tests.

4. Prévois un budget réaliste

Lorsque tu évalues le coût d’un outil numérique, ne te limite pas aux frais d’acquisition ou d’abonnement. Un bon outil peut exiger des coûts indirects qui, s’ils sont bien anticipés, se transforment en investissement plutôt qu’en surprise désagréable.

  • Coûts d’intégration : Si l’outil doit communiquer avec d’autres logiciels existants, il y aura des coûts de configuration. Prends en compte le besoin d’un intégrateur ou d’un développeur pour cette étape.
  • Formation des équipes : Prévois des sessions de formation pour que tes équipes soient à l’aise avec la solution. Un budget de formation peut être nécessaire pour garantir une adoption rapide et efficace.
  • Maintenance et mises à jour : Certains outils nécessitent des mises à jour régulières, parfois accompagnées de frais supplémentaires. Choisis une solution qui correspond à tes capacités de suivi technique pour éviter des coûts inattendus.
Choisir son outil numérique n'est pas forcément cher, mais allouer un budget est essentiel
Choisir son outil numérique n'est pas forcément cher, mais allouer un budget est essentiel

5. Evalue le retour sur investissement (ROI) : bien plus qu’une question de coût

Le retour sur investissement (ROI) ne se limite pas à l’argent économisé ou au chiffre d’affaires généré. Un bon outil numérique offre aussi des gains indirects et des bénéfices moins tangibles mais essentiels, tels que le gain de temps, l’amélioration du bien-être des équipes, ou encore une meilleure gestion des priorités.

  • Calcul du ROI global : Au-delà des économies de temps, évalue les gains en productivité, l’amélioration de la qualité, et la diminution des erreurs. Par exemple, un responsable de production qui gagne 1,5 jour par semaine peut se consacrer davantage à l’optimisation de la planification, ce qui conduit souvent à des augmentations de rendement de 10 à 20 %.
  • Mesure de l’impact sur le bien-être des équipes : Un outil qui simplifie les tâches redondantes peut avoir un impact direct sur la satisfaction et la fidélisation des collaborateurs. Le bien-être des équipes influe indirectement sur la productivité, la qualité du travail, et réduit le turnover.

Investir dans un bon outil, c’est aussi investir dans la qualité de vie au travail, un élément souvent décisif pour retenir les talents dans un environnement de plus en plus compétitif.

6. Pense à la sécurité et à la conformité

Pour choisir son outil numérique, il est impératif de tenir compte de la sécurité et de la conformité, surtout si tu travailles avec des données sensibles. Les options SaaS (hébergement en ligne) et On-Premise (installation sur site) offrent des niveaux de sécurité différents.

  • SaaS ou On-Premise : quel modèle choisir ? : Les logiciels SaaS sont accessibles partout et souvent plus faciles à installer. Cependant, ils dépendent d’une connexion Internet et de la politique de sécurité de l’éditeur. Les logiciels On-Premise, installés sur tes propres serveurs, offrent un contrôle total mais nécessitent une gestion en interne, souvent plus coûteuse.
  • Conformité RGPD : Si tu collectes des données personnelles, assure-toi que l’outil respecte le RGPD. Privilégie des solutions hébergées en France ou dans l’UE, ou vérifie que l’éditeur est conforme aux normes de sécurité européennes.


Les exigences en termes de sécurité doivent être prise en compte dans le choix de son outil numérique.
Les exigences en termes de sécurité doivent être prise en compte dans le choix de son outil numérique.

7. Assure-toi de l’adoption par les équipes et de l’accompagnement

La meilleure solution technologique restera inefficace si elle n’est pas correctement adoptée. Accompagner tes équipes dans la prise en main de l’outil est essentiel pour une transition réussie et pour maximiser les gains attendus.

  • Formation et accompagnement : Au-delà d’une formation initiale, un suivi régulier peut être utile, en particulier lors de l’apparition de nouvelles fonctionnalités ou mises à jour. Certaines entreprises proposent des modules d’apprentissage en ligne ou des webinaires pour leurs utilisateurs, un atout pour garantir la maîtrise de l’outil.
  • Retour d’expérience : Encourage les utilisateurs à donner leur avis sur l’outil, les fonctionnalités qui leur manquent, ou les difficultés rencontrées. Ces retours permettent d’améliorer l’usage de l’outil et d’ajuster son implémentation en cas de besoin.


En conclusion

Choisir son outil numérique n’est pas une démarche anodine : un mauvais choix peut freiner les performances de ton entreprise, tandis qu’un bon choix devient un accélérateur de croissance. En suivant ces 7 étapes – de la définition du besoin à l’accompagnement des équipes – tu maximiseras les chances de transformer ton outil en véritable levier de performance.

Les points clés à retenir :

  • Prends le temps de bien cerner tes besoins pour éviter les fonctionnalités superflues.
  • Fixe des objectifs clairs pour évaluer l’efficacité de l’outil au fil du temps.
  • Intègre les coûts indirects dès le départ pour ne pas dépasser ton budget.
  • Mesure le ROI de manière globale, en incluant les bénéfices pour les équipes.
  • Choisis un modèle d’hébergement qui correspond à tes exigences de sécurité.
  • Accompagne tes équipes pour garantir l’adoption et maximiser les gains.

 

Avec un choix d’outil numérique pertinent, tu peux rapidement constater une hausse de rendement, un gain de temps substantiel, et des processus simplifiés. Chaque étape, bien suivie, t’amène plus près d’une digitalisation réussie et d’une productivité exponentielle.

N’hésite pas à poser des questions ou à partager ton expérience dans les commentaires ou via LinkedIn.


Vous avez aimé cet article ? Partagez-le !
Facebook
Twitter
LinkedIn
Email

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *