Introduction
Tu le sais peut-être déjà : 70 % des projets de digitalisation des processus n’atteignent pas leurs objectifs.
Ce chiffre a de quoi donner des sueurs froides, surtout quand on sait l’énergie, le budget et le temps que ces projets peuvent mobiliser.
Mais si ces projets échouent, ce n’est pas parce que les entreprises sont incompétentes.
C’est souvent parce qu’elles foncent tête baissée, sans méthode claire, sans diagnostic préalable, ou encore en cédant aux sirènes d’un outil trop beau pour être vrai.
Dans cette série de cinq épisodes du podcast Oser l’efficacité, je t’ai partagé ma méthode, celle que j’utilise sur le terrain avec mes clients pour transformer la digitalisation des processus en levier concret de performance.
Aujourd’hui, je te la retranscris ici, étape par étape, pour t’aider à reprendre le contrôle de tes flux, gagner du temps, et faire de ton projet un vrai succès.
Étape 1 : Faire le ménage avant de penser outils
Tu crois te lancer dans un projet informatique ? En réalité, tu t’attaques à ta façon de travailler. Et c’est là que ça devient passionnant. La digitalisation des processus est une occasion en or de faire le ménage. Avant de penser logiciels, pense flux.
Commence par cartographier tes processus métiers. Tu n’as pas besoin d’un outil sophistiqué : une grande feuille, des post-its, et tu dessines le chemin de ta commande, de ta production, ou de ton SAV. Très vite, tu verras les doublons, les chemins sinueux, les absurdités parfois.
Impliquer toutes les équipes est indispensable. On découvre souvent que plusieurs services produisent des fichiers similaires, mais légèrement différents, créant confusion et perte de temps. Ces doublons sont des bombes à retardement : erreurs, incohérences, tensions internes.
Et surtout, arrête de penser que c’est trop complexe. C’est ton entreprise. Tu la connais mieux que personne. Il te faut juste une méthode pour la regarder autrement.
Étape 2 : Simplifier, trier, éliminer
Maintenant que tu as mis à plat tes flux, place au grand ménage. Digitaliser un processus bancal, c’est comme accélérer en ligne droite… dans le mur. Tu ne fais que payer pour aller plus vite dans la mauvaise direction.
Supprime ce qui est redondant. Centralise l’information. Établis une version unique et partagée des données critiques. C’est une des clés de l’efficacité : la mutualisation.
Tu dois aussi te débarrasser des documents morts : ces fichiers qu’on garde “au cas où”, ces rapports qu’on imprime pour personne, ces procédures oubliées. Ils encombrent, ralentissent, embrouillent.
Pose aussi des règles de fonctionnement simples :
Qui valide quoi ?
Quel nom donner à chaque fichier ?
Où les stocker ?
Ces micro-décisions sont la base de l’automatisation future. Plus tes processus sont clairs aujourd’hui, plus leur digitalisation sera fluide demain.
Étape 3 : Prioriser pour mieux avancer
Tu n’as pas besoin de tout faire d’un coup. Vouloir tout digitaliser, c’est souvent ne rien faire du tout. Le syndrome de la Ferrari, tu connais ? Tu rêves d’un outil ultra complet, mais tu n’as ni le budget ni les ressources. Résultat : tu restes bloqué, sans voiture, alors qu’une Clio aurait suffit pour te mettre en mouvement.
Commence petit. Priorise un processus critique, chronophage, source d’erreurs. Celui dont les équipes veulent se débarrasser. Tu gagneras en efficacité, tu montreras que ça marche, et tu pourras aller plus loin ensuite.
Et choisis un processus où les résultats sont mesurables. Pour convaincre tes collègues ou ta direction, tu dois prouver que ton projet génère du ROI. Gagner des heures, réduire les erreurs, éviter des ressaisies : tout ça, ça se chiffre.
Rappelle-toi aussi que le numérique n’est pas toujours la meilleure solution. Parfois, une réunion de 15 minutes devant un tableau blanc est plus efficace qu’un logiciel mal adapté. L’essentiel, c’est d’améliorer les choses, pas d’ajouter de la complexité.
Étape 4 : Choisir le bon outil avec méthode
Une fois tes priorités définies, il est temps de choisir ton outil. Et là, attention à ne pas te laisser emporter par l’effet waouh des démonstrations commerciales. Un bon outil, ce n’est pas celui qui brille, c’est celui qui répond à tes vrais besoins.
Établis un cahier des charges clair avant toute rencontre avec un éditeur. Quelles fonctionnalités sont incontournables ? Quelles contraintes techniques dois-tu prendre en compte ? Que veux-tu éviter à tout prix ?
Classe ensuite tes critères : le cœur du besoin, les fonctions confortables, et les “nice to have”. Cette grille te permettra de comparer objectivement les solutions, sans te faire piéger par une interface séduisante mais inadaptée.
Et surtout, choisis un outil qui s’intègre à ta réalité. Un logiciel mal adopté, même très performant, est une charge inutile. Ton objectif ? Fiabilité, adoption, retour sur investissement. L’effet waouh, c’est secondaire.
Étape 5 : Déployer en mode projet agile
Tu as ton diagnostic, tu as simplifié, tu as priorisé, tu as choisi ton outil. Maintenant, il faut le déployer. Et un bon déploiement, c’est comme un plan de production bien ficelé : tu sais où tu vas, avec qui, et dans quel ordre.
Un flux à la fois, un service à la fois. Cette progressivité te permet d’ajuster, de sécuriser, et surtout de capitaliser. Plus tu avances, plus tu gagnes en confiance et en maîtrise.
N’oublie pas que l’enjeu n’est pas juste technique. C’est un changement organisationnel. Ton rôle est d’accompagner l’appropriation, de soutenir les équipes, de fluidifier l’information.
Prévois des indicateurs de suivi pour mesurer les résultats. Tu veux pouvoir prouver que ton projet a permis de réduire les erreurs, d’accélérer les délais, de satisfaire les utilisateurs. Ce que tu ne mesures pas, tu ne peux pas l’améliorer.
Et enfin, appuie-toi sur tes ambassadeurs internes. Ces collègues moteurs, curieux, motivés, sont tes meilleurs relais. Forme-les, implique-les, et tu verras que ton projet va rayonner bien au-delà de tes espérances.
Conclusion : une boucle d’amélioration continue
La digitalisation des processus, ce n’est pas une destination finale, c’est un chemin. Une fois que tu as transformé un flux, un service, tu peux passer au suivant. Tu vas apprendre, ajuster, t’améliorer. Et demain, tu seras prêt à aller encore plus loin.
Alors, si tu ne devais retenir qu’une chose : commence. Choisis un processus, lance ton projet test, et ose l’efficacité.
Tu veux de l’aide pour passer à l’action ? Réserve un rendez-vous avec moi. Ensemble, on fera bouger tes processus.
Et si tu veux écouter la série complète en format audio, direction le podcast Oser l’efficacité !
