Introduction
Dans l’univers de l’industrie, on avance souvent à l’instinct. Les urgences s’enchaînent, les priorités changent au fil de la journée… et documenter les processus passe trop souvent à la trappe. Pourtant, quand tout repose sur des savoirs oraux, des habitudes tacites ou des fichiers oubliés dans un coin de Drive, le moindre grain de sable peut tout enrayer.
Et si on changeait de regard sur la documentation pour performer avec méthode ?
Et si, plutôt que de la voir comme une punition ou une obligation administrative, on l’envisageait comme une notice LEGO ?
Celle qui permet à chacun de comprendre comment assembler les pièces, étape par étape, pour construire un tout cohérent. Celle qui simplifie la vie, clarifie les rôles et évite les mauvaises surprises.
C’est justement la mission que s’est donnée Grégoire Baggio, cofondateur d’Elemate, une solution pensée pour transformer la documentation des processus en un outil vivant, collaboratif et utile au quotidien. Dans cet épisode du podcast Oser l’efficacité, Grégoire partage avec transparence son parcours, les coulisses de son entreprise et ses conseils concrets pour passer d’un bazar procédural à une organisation qui tourne rond.
Dans cet article, on va explorer ensemble :
- Pourquoi la documentation a si mauvaise réputation – et comment dépasser les idées reçues.
- Comment construire des processus utiles et durables.
- Quels résultats concrets on peut espérer, et ce que l’avenir nous réserve.
Prêt à faire le tri dans tes briques et à construire un modèle qui tient la route ? Alors, suis le guide.
Dépasser les blocages : pourquoi la documentation a si mauvaise presse
Un mal perçu comme nécessaire… mais surtout pénible
Si tu travailles dans l’industrie ou dans une PME, tu l’as probablement déjà entendue (ou pensée) : « documenter, c’est une perte de temps », « personne ne lit les procédures », « ça n’engage que celui qui les écrit ». Ces petites phrases, Grégoire Baggio, les a souvent subies. Elles traduisent un ras-le-bol généralisé : la documentation est vue comme une corvée, une tâche ingrate qu’on délègue… au stagiaire.
Le souci, c’est que ces documents, souvent conçus sans méthode ni vision d’usage, finissent au fond d’un Drive, obsolètes ou ignorés. Résultat : on continue à fonctionner à l’instinct, en réinventant la roue.
Des conséquences réelles sur la performance et la sécurité
Et ce manque de rigueur n’est pas anodin. Dans la finance, Grégoire a vu une cargaison d’or détournée simplement parce qu’une procédure n’avait pas été appliquée. Dans l’industrie, ce sont des palettes jetées, des certifications ratées, ou des clients insatisfaits. À chaque fois, c’est un process mal défini, non partagé ou peu suivi qui est en cause.
Changer de regard : et si la documentation devenait un levier ?
Et si, justement, documenter pouvait être simple, rapide et utile ? Un bon process bien maintenu, c’est du temps gagné sur les tâches répétitives et plus de bande passante pour gérer les imprévus. La clé, c’est de construire une documentation au service de ceux qui l’utilisent. Une notice claire, comme pour un modèle LEGO : chacun sait ce qu’il doit faire, comment, et dans quel ordre.
Faire vivre les process : méthodes, outils et bonnes pratiques
Après avoir cassé les idées reçues, encore faut-il passer à l’action. Et là, mieux vaut s’équiper avec une méthode claire, un outil adapté et une gouvernance solide.
La méthode : partir du terrain, pas des normes
Pour Grégoire, tout commence par une cartographie simple : identifier les grands processus de l’entreprise, puis zoomer progressivement sur ceux qui comptent le plus. L’approche descendante, dictée par la qualité ou l’IT, ne fonctionne pas. Ce sont les équipes terrain qui détiennent la connaissance. Il faut donc partir de leurs réalités.
L’outil : collaboratif, visuel et facile à maintenir
C’est ici qu’intervient Elemate. Contrairement aux documents Word figés, Elemate propose une représentation visuelle et dynamique des processus. Un diagramme de flux lisible, enrichi d’informations contextuelles, modifiable en quelques clics. Et surtout, interconnecté : modifier une info met à jour automatiquement tous les documents concernés.
Un vrai soulagement pour ceux qui, comme toi peut-être, ont passé des heures à jongler entre des versions croisées de procédures à remettre à jour.
La gouvernance : une responsabilité partagée dans le temps
Documenter, c’est bien. Maintenir à jour, c’est mieux. Pour ça, Grégoire conseille de nommer un pilote pour chaque process, avec un double rôle : responsable des mises à jour… mais aussi ambassadeur pour faire vivre la démarche.
Les revues périodiques, intégrées aux rituels de l’entreprise, permettent d’ancrer cette logique d’amélioration continue. Et surtout, l’outil doit encourager les mises à jour, pas les freiner.
Transformer l’essai : résultats concrets et perspectives d’avenir
Des bénéfices visibles, parfois inattendus
En adoptant une documentation des processus claire et dynamique, les entreprises constatent des résultats rapides : des certifications accélérées, des onboarding simplifiés, une communication transversale renforcée. Parfois même des économies de temps et d’argent insoupçonnées.
Grégoire partage le retour d’un client : « Je pensais juste faire de la doc, mais j’ai redonné de la clarté à toute mon organisation. »
Une adoption possible à l’échelle… avec la bonne impulsion
Un projet process, ce n’est pas juste une initiative qualité. Pour qu’il fonctionne, il faut une impulsion claire. Parfois, c’est un audit qui approche. Parfois, un nouveau dirigeant motivé. Ou simplement un process critique comme le Order to Cash qu’il faut sécuriser.
Grégoire cite aussi l’exemple d’un cabinet à La Réunion qui a utilisé l’été pour formaliser tous ses process. Résultat : des rôles clarifiés, une méthode partagée, et une équipe soudée.
L’avenir des process : IA, simplicité… et bon sens
Et demain ? Oui, l’intelligence artificielle va jouer un rôle clé. Elle facilitera l’accès rapide à la bonne info, au bon moment. Mais sans une base bien construite, l’IA ne peut rien. C’est pourquoi le vrai enjeu reste humain : capter le savoir, le structurer, et l’améliorer au fil du temps.
Grégoire et son équipe travaillent déjà à des outils encore plus simples, accessibles gratuitement, pour démocratiser la documentation des processus. Parce que chaque entreprise, petite ou grande, mérite des process qui tournent rond.
Conclusion
Tu l’auras compris, documenter ses processus ne devrait pas être une corvée qu’on repousse éternellement, mais un véritable levier pour mieux travailler, mieux transmettre, et mieux évoluer. Avec les bons outils, une méthode claire et un peu d’envie, on peut transformer ce qui ressemblait à une montagne en une série de petites marches… franchissables une à une.
Grégoire Baggio nous a montré que la documentation, ce n’est pas juste une affaire de qualité ou de certification. C’est un langage commun pour toute l’entreprise, un socle sur lequel on peut s’appuyer pour grandir, se structurer, et affronter les aléas avec plus de sérénité. Son approche, très ancrée dans le réel, donne envie de s’y mettre — sans s’arracher les cheveux.
Alors si toi aussi, tu veux que tes process cessent de dormir dans un dossier poussiéreux, commence petit. Un seul process, bien documenté, peut déjà changer beaucoup de choses. Et si tu veux un coup de pouce pour enclencher la dynamique, tu sais où me trouver 😉
Parce que non, documenter n’est pas une punition. C’est le début d’un cercle vertueux.
Et comme dirait Grégoire : vive les process !
