Introduction
La gestion des notes de frais est une tâche indispensable mais fastidieuse pour la majorité des entreprises. Elle demande du temps, de la précision et une parfaite maîtrise des réglementations fiscales. En France, où les règles sont strictes, la gestion manuelle peut vite devenir un véritable casse-tête.
Cependant, avec les avancées technologiques, la digitalisation des notes de frais a apporté une solution rapide et efficace pour automatiser ce processus, en réduisant les erreurs humaines tout en augmentant la productivité.
Selon les cas d’études présentés par mooncard, la digitalisation des notes de frais baisseraient le coût de traitement de 63%, faisant gagner plusieurs heures de travail par mois aux salariés effectuant des déplacements et jusqu’à trois jours pour les assistants administratifs.
Dans cet article, nous te guidons à travers les différents aspects de la digitalisation des notes de frais. Nous explorerons les bénéfices concrets, les pièges à éviter, et nous te donnerons des conseils pratiques pour choisir la meilleure solution pour votre entreprise.
Pourquoi digitaliser les notes de frais ?
À une époque où les entreprises cherchent à réduire les coûts et à gagner en efficacité, la gestion manuelle des notes de frais devient rapidement obsolète. La numérisation offre une multitude d’avantages, allant de la simplification du processus jusqu’à la réduction des erreurs.
Voici les principales raisons pour lesquelles il est temps de passer au numérique.
Simplification du processus
Le principal avantage de la digitalisation des notes de frais réside dans la simplification des étapes nécessaires pour traiter ces documents. Traditionnellement, les collaborateurs devaient remplir des formulaires papier ou des fichiers Excel, puis les envoyer par e-mail aux administrateurs pour validation. Ce processus manuel est non seulement chronophage, mais aussi source d’erreurs fréquentes.
Avec la digitalisation, un simple scan du justificatif permet de pré-remplir automatiquement les informations essentielles : le nom du fournisseur, la date de la dépense, le montant, et même la TVA applicable. Cette automatisation réduit considérablement le temps nécessaire pour remplir une note de frais et diminue les risques d’erreurs humaines.
Un logiciel adapté permet de gérer rapidement une masse importante de documents, notamment pour des équipes souvent en déplacement. Cela libère du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Conformité avec les réglementations françaises
En France, la gestion des notes de frais doit se conformer à des règles strictes, notamment celles imposées par l’URSSAF. Les entreprises doivent s’assurer que les justificatifs sont complets et corrects afin d’éviter des sanctions lors des contrôles. Il est crucial de s’assurer que chaque dépense répond aux critères de frais professionnels, et que la TVA soit correctement calculée et récupérée.
La digitalisation facilite cette conformité. Certains logiciels de gestion des notes de frais intègrent automatiquement les règles fiscales françaises, garantissant ainsi que chaque note de frais est conforme aux attentes des autorités. Cette automatisation évite les erreurs manuelles liées à la récupération de la TVA ou à la gestion des différents taux applicables.
Si un logiciel de gestion des notes de frais fourni dans une suite logicielle plus complète peut paraître une bonne idée en termes de coûts, il s’avère limiter quand on veut s’assurer de la conformité à la législation française. Cela impacte le reste à faire des équipes et doit être pris en compte dans le choix.
Réduction des frais administratifs
Le traitement manuel des notes de frais implique de nombreux échanges d’e-mails entre les employés et le service administratif, souvent pour des questions de justificatifs manquants ou d’informations incorrectes. Ce processus n’est pas seulement long, il peut aussi coûter cher à l’entreprise en termes de ressources humaines et de temps perdu.
Avec un système de gestion numérique, les justificatifs sont directement scannés et stockés dans un coffre-fort numérique. Cela signifie que l’entreprise peut se débarrasser de tous les documents papier, réduisant ainsi les coûts liés à l’archivage physique.
De plus, une fois les documents scannés et validés, ils sont considérés comme des copies conformes aux originaux en cas de contrôle de l’URSSAF, éliminant la nécessité de conserver les originaux.
Automatisation et gain de productivité
L’automatisation est sans doute l’un des plus grands atouts de la digitalisation des notes de frais. Une fois les justificatifs scannés, le logiciel peut automatiquement lire et extraire les informations nécessaires. Cela permet de pré-remplir les champs requis sans intervention humaine, limitant ainsi les erreurs de saisie.
Certains logiciels vont encore plus loin en offrant des options avancées, telles que l’automatisation des taux de TVA ou la catégorisation automatique des dépenses en fonction de la politique de l’entreprise. Un exemple concret est le pré-remplissage des champs en fonction des règles de TVA applicables, un véritable soulagement pour les administrateurs.
En automatisant le processus, les collaborateurs peuvent soumettre leurs notes de frais en quelques clics, libérant ainsi du temps pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
Validation multiniveau
Dans certaines entreprises, la validation des notes de frais nécessite plusieurs niveaux d’approbation. Cela inclut souvent une validation administrative pour vérifier la conformité des justificatifs, une validation par le client pour les déplacements liés à un projet, et enfin une validation par le supérieur hiérarchique.
La digitalisation permet de gérer facilement ces différentes étapes. Les systèmes numériques envoient des notifications automatiques pour rappeler aux responsables de valider les notes de frais, et tout le processus peut être suivi en temps réel. Un flux de validation efficace évite les goulots d’étranglement et garantit que les paiements sont effectués dans les délais.
Les pièges à éviter lors de la digitalisation des notes de frais
Malgré les nombreux avantages de la digitalisation, il existe également certains pièges à éviter pour s’assurer que le projet soit un succès.
Le syndrome de l’objet brillant
L’un des principaux pièges lors de la mise en place d’une solution digitale est le syndrome de l’objet brillant. Dans ce contexte, il s’agit de la tentation d’utiliser des fonctionnalités qui ne correspondent pas aux besoins réels de l’entreprise, simplement parce qu’elles sont disponibles dans le logiciel.
Dans l’épisode de « Oser l’efficacité », on évoque un cas où l’équipe a tenté d’implémenter une fonctionnalité permettant de limiter les dépenses de restaurant, alors que ce n’était jamais un problème dans l’entreprise. Cette fonction, bien que séduisante, a généré des échanges inutiles et a fait perdre du temps à l’équipe.
Le conseil est clair : ne te laisse pas distraire par des options qui ne sont pas essentielles à votre besoin initial. Concentre-toi sur ce qui est vraiment utile pour votre entreprise.
Trop d’informations pour l’utilisateur
La simplicité doit être un mot d’ordre dans la digitalisation des notes de frais. Offrir trop d’informations à l’utilisateur peut rapidement devenir contre-productif. Si un collaborateur se retrouve face à un formulaire contenant des champs qu’il ne sait pas remplir, cela risque de le ralentir ou même de générer des erreurs.
Un bon paramétrage du logiciel est donc essentiel pour limiter les champs à remplir à ceux qui sont strictement nécessaires pour chaque rôle. En adaptant l’interface à chaque type d’utilisateur, tu simplifies le processus tout en garantissant l’exactitude des informations.
Numériser un processus qui n’existe pas
Enfin, un autre piège est d’essayer de numériser un processus qui n’a jamais été formalisé. Cela a été le cas avec la tentative d’intégrer les ordres de mission dans le processus de gestion des notes de frais, raconté dans l’épisode de “Ose l’efficacité”. Bien que cette démarche semblait logique pour améliorer la conformité URSSAF, elle a été perçue comme une surcharge administrative par les collaborateurs, car elle n’avait jamais été pratiquée auparavant.
Avant de digitaliser un processus, assure-toi qu’il soit bien établi et accepté par l’ensemble des parties prenantes. Cela évitera des résistances au changement et garantira une adoption plus fluide de la solution.
Et si tu veux aller plus loin, il y a toujours l’article sur les 10 erreurs à éviter lorsqu’on entreprend un projet de transformation numérique, qui sont toujours valables !
Comment Choisir la Meilleure Solution pour Digitaliser les Notes de Frais ?
Le choix d’un logiciel de gestion des notes de frais est une décision stratégique qui peut avoir un impact direct sur la productivité de votre entreprise. Voici quelques critères à prendre en compte pour faire le bon choix.
Conformité avec les réglementations locales
Assure-toi que le logiciel choisi est conforme aux réglementations locales, en particulier si tu opères en France. La gestion de la TVA et le respect des exigences de l’URSSAF doivent être pris en compte dès le départ.
Certains logiciels intègrent directement les règles fiscales locales, comme le calcul des TVA récupérables et non récupérables. Cela garantit que vos notes de frais sont toujours conformes aux lois en vigueur, évitant ainsi des amendes potentielles lors de contrôles.
Certains proposent également des coffres numériques certifiés qui ont valeur d’archivage à valeur probante et te permettent de supprimer complètement le flux papier.
Facilité d’utilisation
Le logiciel doit être simple à utiliser pour tous les collaborateurs, y compris ceux qui ne sont pas familiers avec les outils numériques. Une interface intuitive, couplée à des fonctionnalités claires et facilement accessibles, permettra d’améliorer l’adoption du logiciel.
Privilégie les solutions qui offrent une application mobile afin que les collaborateurs puissent scanner leurs justificatifs en déplacement. Cela leur permet de soumettre leurs notes de frais dès que possible, évitant ainsi des retards dans le processus.
Automatisation et précision
L’un des critères les plus importants est le niveau d’automatisation offert par le logiciel. Cherche une solution qui peut automatiser autant d’étapes que possible : de la capture des informations à partir des justificatifs scannés jusqu’à l’a génération des frais à refacturer mensuellement en passant par l’intégration des taux de TVA applicables.
Cette automatisation permet de réduire les erreurs, tout en accélérant le processus de traitement des notes de frais.
Gestion des Flux de Validation
La gestion des flux de validation est cruciale pour garantir que toutes les dépenses sont approuvées rapidement et correctement. Assure-toi que le logiciel permet des validations multiniveaux, avec des notifications automatiques pour rappeler aux responsables de traiter les notes de frais en attente.
Bonnes pratiques pour réussir la digitalisation des notes de frais
Cartographier le processus avant de numériser
Avant de choisir un logiciel, il est important de cartographier le processus de gestion des notes de frais dans votre entreprise. Identifie les points critiques, les étapes qui prennent le plus de temps, et les parties du processus qui sont souvent sujettes à des erreurs.
Cela te permettra de mieux comprendre où la digitalisation pourra apporter des améliorations concrètes.
Impliquer les utilisateurs clés dans le choix du logiciel
Pour garantir que la solution sera bien adoptée, implique les utilisateurs finaux dans le processus de sélection. Demande aux collaborateurs qui gèrent régulièrement les notes de frais de tester différentes solutions et de donner leur avis.
Cette approche participative garantira que le logiciel choisi répond bien aux besoins de tous, et favorisera une adoption plus rapide et efficace.
Mettre en place une formation adaptée
Une fois que le logiciel est implémenté, il est essentiel de former vos équipes à son utilisation. Une formation adaptée garantira que chaque collaborateur comprend comment utiliser l’outil de manière optimale, réduisant ainsi les erreurs et augmentant la productivité.
Conclusion
La digitalisation des notes de frais est une étape incontournable pour toute entreprise cherchant à améliorer son efficacité et à réduire ses coûts administratifs. Si elle est bien pensée, elle permet de simplifier les processus, de garantir la conformité aux régulations et de libérer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Cependant, il est crucial d’éviter certains pièges courants, tels que l’ajout de fonctionnalités superflues ou la numérisation de processus non formalisés. En suivant les bonnes pratiques et en choisissant une solution adaptée à vos besoins, la digitalisation des notes de frais peut transformer votre gestion administrative et contribuer à la croissance de votre entreprise.
